Outils et méthodes
Initiation et entrainement du classement et archivage des documents administratifs de la manière la plus efficace et intuitive possible.
L’utilisation des meilleures méthodes de classement et archivage adéquates aux besoins spécifiques.
Applications des bonnes méthodes adaptées et sur mesure.
Objectifs pédagogiques
- savoir les différentes méthodes de classement
- choisir la meilleure méthode de classement
- Appliquer et s’entrainer au classement
Programme
- Comprendre les enjeux dans le traitement des informations
- Valider objectifs et caractéristiques d’un classement performant
- Faire son auto-diagnostic : pointer ses axes d’amélioration
Analyser l’information et choisir une méthode de classement
- Analyser l’information à traiter dans son service, identifier les atouts et contraintes
- Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients
- Choisir la méthode de classement adaptée
Savoir structurer et titrer ses dossiers
- Comprendre l’articulation d’une affaire et la vie d’un dossier
- Choisir des titres pertinents
- Structurer un dossier et le faire vivre
Bâtir un plan pour faciliter l’accès au classement
- Créer un plan de classement accessible à tous
- Utiliser son micro-ordinateur pour faciliter le partage de l’information
- Coordonner le classement ?papier? et le classement électronique
Connaître l’essentiel sur l’archivage
- Distinguer la durée de conservation légale et pratique
- Préparer un versement aux archives
- Gérer le plan d’archivage des dossiers
Réorganiser son classement : préparer un plan d’action
- Faire l’état des lieux
- Faire l’inventaire des dossiers
- Sélectionner les dossiers à restructurer
- Évaluer le budget temps et matériel
- Présenter le projet à son manager
- Mener à bien l’organisation
- Restructurer et titrer les dossiers
- Faire valider les titres par les utilisateurs
- Définir les thèmes avec les utilisateurs
- Numéroter les dossiers
- Rédiger le plan de classement informatique
- Afficher et diffuser le plan
- Peaufiner la signalisation sur armoires et dossiers
Public cible
- Secrétaires et assistant(e)s de direction
- Tout personnel administratif chargé d’organiser le classement, l’archivage et la gestion de la documentation dans leur service
Méthodes pédagogiques
- Méthode active et participative alternant apports théoriques et méthodologiques
- Echanges de pratiques
- Exercices pratiques
- Support de cours formation classement et archivage
